Työterveyshuollon vaihtaminen kannattaa silloin, kun nykyinen palveluntarjoaja ei enää vastaa yrityksesi tarpeita, palvelun laatu on heikentynyt tai kustannukset ovat nousseet ilman selkeää lisäarvoa. Vaihto on täysin mahdollinen prosessi, joka vaatii huolellista suunnittelua mutta ei ole monimutkainen. Alla käymme läpi keskeisimmät kysymykset, jotka jokaisen työnantajan kannattaa selvittää ennen siirtymistä uudelle palveluntarjoajalle.
Milloin työterveyshuollon vaihtaminen kannattaa?
Työterveyshuollon vaihtaminen kannattaa silloin, kun palvelu ei enää tue henkilöstön hyvinvointia tai yrityksen tavoitteita. Tyypillisiä merkkejä ovat pitkät odotusajat, heikko saavutettavuus, puutteellinen raportointi tai se, että palveluntarjoaja ei tunne yrityksesi toimialaa riittävän hyvin. Myös merkittävät muutokset yrityksen koossa tai rakenteessa voivat tehdä vaihdosta ajankohtaisen.
Käytännössä vaihtoa kannattaa harkita, jos huomaat jonkin seuraavista:
- Henkilöstö ei käytä tarjottuja palveluita, koska ne koetaan hankaliksi tai etäisiksi
- Sairauspoissaolojen määrä kasvaa ilman, että palveluntarjoaja tarjoaa aktiivisia ratkaisuja
- Sopimuksen sisältö ei enää vastaa yrityksesi nykyisiä tarpeita
- Kustannukset nousevat, mutta palvelun laatu ei parane
- Yhteistyö tuntuu mekaaniselta eikä kumppanuudelta
Hyvä ajankohta vaihdolle on sopimuskauden päättyminen, mutta useimmissa sopimuksissa on myös irtisanomisaika, joka on syytä tarkistaa etukäteen. Ennakoiva suunnittelu varmistaa, että henkilöstön palvelut eivät katkea missään vaiheessa.
Mitä työterveyshuollon sopimuksessa pitää tarkistaa ennen vaihtoa?
Ennen työterveyshuollon vaihtamista on tarkistettava nykyisen sopimuksen irtisanomisaika, sopimuskauden päättymispäivä sekä mahdolliset sanktiot ennenaikaisesta irtisanomisesta. Nämä ehdot määrittävät käytännön aikataulun ja sen, milloin uusi sopimus voidaan ottaa voimaan.
Sopimuksesta kannattaa erityisesti selvittää:
- Irtisanomisaika: Useimmiten yksi tai kolme kuukautta, mutta vaihtelee sopimustyypeittäin
- Sopimuskauden kesto: Onko sopimus määräaikainen vai toistaiseksi voimassa oleva
- Palveluiden siirrettävyys: Miten potilasasiakirjat ja terveystiedot siirretään uudelle palveluntarjoajalle
- Kela-korvausten tilanne: Miten korvaukset jakautuvat sopimuskauden vaihtuessa
- Mahdolliset lisäpalvelusopimukset: Esimerkiksi erikseen sovitut kampanjat tai tutkimukset
Potilasasiakirjojen siirto on erityisen tärkeää. Lain mukaan tiedot kuuluvat potilaalle, joten uusi palveluntarjoaja voi pyytää niitä suoraan entiseltä toimijalta henkilöstön suostumuksella. Tämä sujuvoittaa hoitosuhteiden jatkumista ilman katkoksia.
Miten työterveyshuollon kilpailutus käytännössä tehdään?
Työterveyshuollon kilpailutus tehdään vertailemalla useiden palveluntarjoajien tarjouksia yrityksen tarpeiden pohjalta laaditun tarjouspyynnön avulla. Prosessi alkaa omien tarpeiden kartoituksesta ja päättyy sopimuksen allekirjoittamiseen valitun kumppanin kanssa. Hyvin tehty kilpailutus voi parantaa palvelun laatua ja selkeyttää kustannusrakennetta merkittävästi.
Tarpeiden kartoitus ja tarjouspyyntö
Ennen tarjouspyynnön lähettämistä on tärkeää määritellä, mitä palveluja yritys tarvitsee. Tähän kuuluvat lakisääteiset palvelut, kuten terveystarkastukset ja työpaikkaselvitykset, mutta myös mahdolliset vapaaehtoiset palvelut, kuten fysioterapia tai psykologipalvelut. Mitä tarkemmin tarpeet on kuvattu, sitä paremmin saadut tarjoukset ovat vertailukelpoisia.
Tarjousten vertailu ja päätöksenteko
Tarjouksia vertailtaessa ei kannata katsoa vain hintaa. Oleellisia tekijöitä ovat palveluntarjoajan kokemus toimialaltasi, vastaanottopisteiden sijainti henkilöstösi kannalta, digitaalisten palveluiden laatu sekä se, miten nopeasti lääkärille pääsee. Henkilökohtainen tapaaminen potentiaalisen kumppanin kanssa auttaa arvioimaan, syntyykö aito yhteistyösuhde.
Mitä Kela-korvaukset tarkoittavat palveluntarjoajaa vaihdettaessa?
Kela-korvaukset eivät katkea palveluntarjoajaa vaihdettaessa, mutta korvausten hakeminen edellyttää, että uusi palveluntarjoaja on hyväksytty Kelan korvausjärjestelmään ja että työterveyshuollon toimintasuunnitelma on ajan tasalla. Korvauksia maksetaan sekä lakisääteisestä että vapaaehtoisesta sairaanhoidosta, ja ne lasketaan kalenterivuosittain.
Käytännössä vaihto kannattaa ajoittaa niin, että se tapahtuu mielellään kalenterivuoden vaihteessa tai ainakin niin, että kustannukset ja korvaukset on helppo kohdistaa oikealle vuodelle kirjanpidossa. Uuden palveluntarjoajan kanssa laaditaan aina uusi toimintasuunnitelma, joka toimitetaan Kelalle. Tämä suunnitelma on edellytys korvausten saamiselle.
On myös hyvä tietää, että Kela korvaa enintään tietyn prosenttiosuuden hyväksytyistä kustannuksista. Korvausluokat ja enimmäismäärät päivittyvät säännöllisesti, joten kannattaa tarkistaa ajantasaiset tiedot Kelan verkkosivuilta tai kysyä suoraan uudelta palveluntarjoajalta.
Miten henkilöstö kannattaa informoida työterveyshuollon muutoksesta?
Henkilöstö kannattaa informoida työterveyshuollon muutoksesta hyvissä ajoin, selkeästi ja useampaa kanavaa käyttäen. Avoin viestintä vähentää epävarmuutta ja varmistaa, että jokainen tietää, mistä apua saa muutoksen jälkeen. Riittävä tiedottaminen on myös työnantajan vastuun kannalta tärkeää.
Toimiva viestintäsuunnitelma muutostilanteessa sisältää seuraavat vaiheet:
- Ennakkotiedotus: Kerro muutoksesta hyvissä ajoin, mielellään vähintään kuukausi ennen siirtymää
- Selkeä perustelu: Kerro lyhyesti, miksi palveluntarjoaja vaihtuu ja mitä se tarkoittaa henkilöstölle
- Käytännön ohjeet: Jaa uuden palveluntarjoajan yhteystiedot, aukioloajat ja ohjeet ajanvaraukseen
- Kysymyksiin vastaaminen: Varaa aikaa henkilöstön kysymyksille esimerkiksi infotilaisuuden tai sähköpostikyselyjen muodossa
- Muistutus siirtymän jälkeen: Lähetä lyhyt muistutusviesti, kun uusi palvelu on käynnistynyt
Muistathan myös tiedottaa mahdolliset luottamushenkilöt ja työsuojeluvaltuutetut muutoksesta etukäteen. Heillä on tärkeä rooli henkilöstön luottamuksen rakentamisessa muutostilanteessa.
Meillä Salpausselän Terveydessä tuemme yrityksiä koko vaihtoprosessin ajan, tarjouspyynnöstä sopimuksen allekirjoittamiseen ja henkilöstöviestintään saakka. Jos harkitset työterveyshuollon vaihtamista tai haluat kuulla, miten voimme vastata yrityksesi tarpeisiin, ota yhteyttä asiantuntijoihimme ja sovitaan maksuton kartoitustapaaminen. Tehdään yhdessä työterveyshuollosta aito voimavara yrityksellesi.
Tämä sisältö on luotu tekoälyn avulla, ja se voi sisältää virheitä.
