Tietosuojaseloste

Yksityisyytesi suojaaminen on meille tärkeää. Salpausselän Terveys suojaa ja kunnioittaa potilaidensa yksityisyyttä ja noudattaa erityistä huolellisuutta käsitellessään potilaidensa henkilötietoja. Salpausselän Terveys noudattaa henkilötietojen käsittelyyn soveltuvaa lainsäädäntöä, kuten EU:n yleistä tietosuoja-asetusta 679/2016 (”tietosuoja-asetus”), sekä potilastietojen käsittelyyn soveltuvaa erityislainsäädäntöä, kuten lakia potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992). Salpausselän Terveys käsittelee keräämiään potilasta koskevia henkilötietoja (”potilastietoja”) tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

1. Rekisterinpitäjän nimi- ja yhteystiedot

Salpausselän Terveys Oy
Kankaankatu 11 A
15900 LAHTI
Puh. 044 792 3409

2. Tietosuojavastaava

Tietosuojavastaava: Riikka Mattila

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Potilastietojen käsittelyn tarkoituksena on

• potilaan tutkimuksen, hoidon ja kuntoutuksen järjestäminen, suunnittelu, toteutus, seuranta, laadunvalvonta ja neuvonta
• sairauksien ehkäiseminen
• Salpausselän Terveyden toiminnan suunnittelu, tilastointi sekä laadun seuranta ja arviointi ja muut yrityksen oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamisen edellyttämät tehtävät
• terveydenhuoltopalveluiden tuottaminen ja niistä raportointi Salpausselän Terveyden työterveysasiakkaille lain sallimassa rajoissa
• tietojen lakisääteinen arkistointi
• potilaan palautteen, selvityspyyntöjen ja reklamaatioiden käsittely
• laskutus ja perintä
• tieteellinen tutkimustoiminta

Potilastietojen käsittely on edellytys sille, että Salpausselän Terveys voi tarjota terveyspalveluita potilaalle. Potilaan antaessa Salpausselän Terveydelle oikeat ja mahdollisimman kattavat tiedot itsestään, Salpausselän Terveys voi tarjota potilaalle mahdollisimman laadukasta ja potilaan tarpeisiin vastaavaa hoitoa ja palvelua.

Potilastietojen käsittely perustuu lakiin (tietosuoja-asetus, artikla 6(1), alakohta c), Salpausselän Terveyden oikeutettuun etuun (tietosuoja-asetus, artikla 6(1), alakohta f) ja potilaan nimenomaiseen suostumukseen (tietosuoja-asetus, artikla 6(1), alakohta a).

Salpausselän Terveys vastaa potilastiedoista muodostuvasta yhteisrekisteristä, joka sisältää paitsi Salpausselän Terveyden omien potilaiden henkilötietoja myös itsenäisten ammatinharjoittajien potilaiden henkilötietoja. Itsenäiset ammatinharjoittajat ovat rekisterinpitäjiä omista potilaiden tiedoista. Kukin yhteisrekisteriin liittynyt rekisterinpitäjä on vastuussa omien rekisteriensä osalta niiden laillisuudesta ja laillisesta käytöstä. Itsenäisten rekisterinpitäjien omat potilastiedot pidetään teknisesti erillään Salpausselän Terveyden potilastiedoista, ellei itsenäisen ammatinharjoittajan potilas ole antanut nimenomaista suostumustaan Salpausselän Terveydelle pääsyyn tietoihin. Myös työterveyshuoltosopimuksen piiriin kuuluvien asiakkaiden tiedot muodostavat oman erillisen osarekisterin yhteisrekisteristä. Työterveyshuoltosopimuksen piiriin kuuluvien asiakkaiden henkilötiedot pidetään teknisesti erillään muista tiedoista, ja ko. tietoihin on pääsy ainoastaan niillä jotka työskentelevät työterveyshuoltosopimuksen piiriin kuuluvien asiakkaiden kanssa.

4. Kuvaus rekisteröidyistä tietoryhmistä

Potilaan perustiedot

• • nimi
  • henkilötunnus
  • yhteystiedot (osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite)

Perustietojen lisäksi Salpausselän Terveys käsittelee seuraavia tietoja potilaasta:

• potilaan yhteyshenkilö (ml. potilaan nimeämä lähiomainen sekä alaikäisen potilaan huoltaja(t)) ja näiden yhteystiedot ja tarvittaessa henkilötunnus)
• potilasasiakirjat merkintöineen ja liitteineen; potilaan hoidon kannalta tarpeelliset tiedot ja esitiedot (ml. kertomustiedot ja potilaskorttitiedot, lähetteet sekä lausuntotiedot)
• tutkimustiedot (ml. laboratorio-, kuvantamis- ja muut tutkimustiedot)
• ajanvaraustiedot
• laskutustiedot
• merkinnän tekijän nimi, asema ja ajankohta sekä tietojen lukijan tiedot
• tieto asiakirjojen saapumisesta ja lähteestä

Mikäli potilas kuuluu työterveyshuoltosopimuksen piiriin, Salpausselän Terveys käsittelee seuraavia tietoja potilaasta:

• • työnantaja sekä työnantajan yhteystiedot
  • työsuhdetta kuvaavat tiedot (ml. asema, ammattinimike ja muut vastaavat tiedot)
  • vakuutusyhtiötiedot
  • työpaikkaan mahdollisesti liittyvät terveydelliset vaarat
  • maksutiedot

5. Oikeus käsitellä tietoja oikeutetun edun perusteella

Henkilötietoja saa lainsäädännön mukaan käsitellä silloin, kun käsittelylle on nk. rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeutettu etu voi perustua rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän väliseen merkitykselliseen ja asianmukaiseen suhteeseen. Henkilötietojen käsittely Salpausselän Terveyden toiminnan arvioimiseksi ja laadunseurannassa ovat esimerkkejä henkilötietojen käsittelystä joka perustuu Salpausselän Terveyden oikeutettuun etuun.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Salpausselän Terveys kerää potilastietoja pääsääntöisesti potilaalta itseltään. Mikäli potilas on alaikäinen, tietoja potilaasta kerätään hänen huoltajaltaan.

Potilaan tietoja voidaan kuitenkin myös lainsäädännön sallimissa rajoissa yhdistää ja niitä voidaan täydentää muista lähteistä saatavilla olevilla sekä tällaisista lähteistä johdetuilla tiedoilla.

Salpausselän Terveys kerää tietoja potilaasta myös seuraavista tietolähteistä:

• • • potilaan hoitoon osallistuvalta hoitohenkilökunnalta
    • mikäli potilas kuuluu työterveyshuoltosopimuksen piiriin, tietoja potilaasta kerätään hänen työnantajaltaan
    • muista terveydenhuollon toimintayksiköistä tai terveydenhuollon ammattihenkilöiltä
    • Väestörekisteristä
    • vakuutusyhtiöiltä ja eläkevakuutusyhtiöiltä

7. Henkilötietojen luovuttaminen

Potilastietoja luovutetaan ensisijaisesti potilaan nimenomaisella kirjallisella suostumuksella. Mikäli potilaalla ei ole edellytyksiä arvioida suostumuksensa merkitystä, tietoja voidaan luovuttaa hänen laillisen edustajansa kirjallisella suostumuksella.
Potilastietoja voidaan myös luovuttaa, jos siihen on lakiin perustuva nimenomainen velvoite. Potilastietoja voidaan lain perusteella luovuttaa esimerkiksi seuraavissa tilanteissa:

• • • Potilastietoja voidaan luovuttaa toiselle terveydenhuollon toimintayksikölle tai ammattihenkilölle potilaan tutkimuksen ja hoidon järjestämiseksi potilaan tai hänen laillisen edustajansa suullisen suostumuksen tai asiayhteydestä muuten ilmenevän suostumuksen mukaisesti.
    • Potilaan tutkimuksen ja hoidon järjestämiseksi tai toteuttamiseksi välttämättömiä tietoja voidaan luovuttaa toiselle suomalaiselle tai ulkomaiselle terveydenhuollon toimintayksikölle tai ammattihenkilölle, jos potilaalla ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, taikka jos suostumusta ei voida saada potilaan tajuttomuuden tai muun siihen verrattavan syyn vuoksi.
    • Tajuttomuuden tai muun siihen verrattavan syyn vuoksi hoidettavana olevan potilaan lähiomaiselle tai muulle hänen läheiselleen voidaan luovuttaa tieto potilaan henkilöstä ja hänen terveydentilastaan, jollei ole syytä olettaa, että potilas kieltäisi näin menettelemästä.
    • Tarpeelliset potilastiedot voidaan luovuttaa vakuutusyhtiölle lakisääteisen liikenne- ja tapaturmavakuutuksen näin edellyttäessä.
    • Viranomaisille (esim. poliisi ja tuomioistuimet).

Lisäksi potilastietoja voidaan siten kuin laissa erikseen säädetään luovuttaa tieteelliseen tutkimukseen.

Salpausselän Terveys luovuttaa potilaan tietoja myös

• • • Sairaanhoitopiirin alueelliseen tartuntatautirekisteriin
    • Fimean ylläpitämään lääkkeiden haittavaikutusrekisteriin
    • Kelan reseptikeskukseen
    • Potilastiedon kansalliseen Kanta-arkistoon (ks. lisätietoja www.kanta.fi)

8. Tietojen siirtäminen ja suojatoimet

Henkilötietojen käsittely voidaan tarvittaessa ulkoistaa palveluntarjoajalle, joka käsittelee henkilötietojen Salpausselän Terveyden lukuun. Salpausselän Terveys valitsee ulkoistuskumppaninsa huolella ja ainoastaan sellaisia ulkoistuskumppaneita, jotka antavat riittävät takeet henkilötietojen turvallisesta ja asianmukaisesta käsittelystä.

Potilastiedot ovat salassa pidettäviä tietoja ja kuuluvat vaitiolovelvollisuuden piiriin. Potilastietoja saavat käsitellä vain henkilön hoitoon osallistuvat terveydenhuollon ammattihenkilöt ja heidän ohjeidensa mukaisesti muut hoitoon osallistuvat henkilöt. Tietoja saa käsitellä vain tehtävien edellyttämässä laajuudessa.

Manuaalinen potilastiedosto säilytetään lukittavissa arkistoissa, joihin on pääsy vain niillä henkilöillä, joilla on oikeus käsitellä tietoja salassapitomääräysten mukaisesti.

Sähköisesti talletetut tiedot ovat suojattu sähköisellä käyttöoikeudella. Henkilökunnan yksilölliset käyttöoikeudet on määritelty työtehtävien mukaan. Potilastietoja sisältävien järjestelmien ja työasemien käyttäminen edellyttää käyttäjältä henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttäjätunnus poistetaan, kun henkilö eroaa toimintayksikön palveluksesta.
Salpausselän Terveys ei siirrä potilastietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

9. Tietojen säilyttäminen

Potilaan tietoja säilytetään siten kuin sosiaali- ja terveysministeriön asetuksessa potilasasiakirjoista (298/2009) säädetään. Salpausselän Terveys säilyttää potilasasiakirjoja pääsääntöisesti 12 vuotta potilaan kuolemasta tai, ellei siitä ole tietoa, 120 vuotta potilaan syntymästä.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Potilaalla on oikeus pyytää Salpausselän Terveydeltä.

• • • pääsyä häntä itseään koskeviin henkilötietoihin (tarkastusoikeus)
    • kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista
    • käsittelyn rajoittamista
    • tietojen siirtoa itselleen tai järjestelmästä toiseen

Potilaalla on myös oikeus vastustaa häntä koskevien tietojen käsittelyä.

Tarkistusoikeus
Potilaalla on lähtökohtaisesti oikeus tarkistaa tietonsa ja pyynnöstä saada ne kirjallisena. Tarkastusoikeus voidaan evätä vain poikkeustapauksessa. Epäämisperusteena voi olla esimerkiksi, että tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa potilaan terveydelle tai hoidolle tai jonkun muun oikeuksille.

Pyyntö tietojen oikaisemisesta tai poistamisesta
Potilaalla on oikeus pyytää tietojensa oikaisemista tai poistamista. Salpausselän Terveys oikaisee tai poistaa tietoja potilaan pyynnön mukaisesti, ellei siihen ole lakiin perustuvaa tai potilaan asianmukaisen hoidon toteuttamisen kannalta estettä.
Tiedon korjaamista koskeva pyyntö on tehtävä kirjallisesti käyttämällä siihen tarkoitettua lomaketta (ks. kohta Oikeuksien toteuttaminen). Korjaus- tai poistopyyntö on yksilöitävä ja perusteltava. Tiedon korjaus tai poistaminen toteutetaan lainsäädännön edellyttämällä tavalla siten, että muun muassa tiedot tehdystä oikaisusta sekä alkuperäisestä merkinnästä ilmenevät potilaan tiedoista.

Pyyntö käsittelyn rajoittamisesta tai vastustamisesta
Potilaalla on oikeus pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä oikeus vastustaa käsittelyä. Salpausselän Terveys rajoittaa potilaan tietojen käsittelyä tai lopettaa tietojen käsittelyn potilaan pyynnön mukaisesti, ellei siihen ole lakiin perustuvaa tai potilaan asianmukaisen hoidon toteuttamisen kannalta estettä.

Pyyntö tietojen siirrosta
Potilaalla on oikeus pyytää tietojensa siirtämistä Salpausselän Terveydeltä hänelle itselleen tai toisen palveluntarjoajan järjestelmään, mikäli mahdollista, ja mikäli siihen ei ole lakiin perustuvaa tai potilaan asianmukaisen hoidon toteuttamisen kannalta estettä.

Oikeuksien toteuttaminen
Potilas voi toteuttaa yllä mainittuja oikeuksiaan täyttämällä henkilökohtaisen käynnin yhteydessä lomakkeen, joka on saatavilla Salpausselän Terveyden toimipisteestä. Mikäli potilas ei pääse Salpausselän Terveyden toimipisteeseen, hän voi ottaa yhteyttä Salpausselän Terveyden tietosuojavastaavaan (riikka.mattila@salpausselanterveys.fi, puh. 044 792 3409).

11. Rekisteröidyn velvollisuuksista antaa henkilötietonsa Salpausselän Terveyden käyttöön

Henkilötietojen antaminen käsittelytarkoitusta varten ei ole lakisääteinen tai sopimukseen perustuva vaatimus eikä potilaan tarvitse antaa henkilötietojaan Salpausselän Terveyden käyttöön. Tietoja tarvitaan kuitenkin, jotta potilaalle voidaan tarjota hänen pyytämää terveyspalvelua tai työterveyshuoltosopimuksen piiriin kuuluvaa palvelua, mikäli potilas kuuluu työterveyshuoltosopimuksen palvelun piiriin, ja jotta häntä voidaan hoitaa asianmukaisesti. Tietojen antamatta jättäminen tai puutteellisten tietojen antamisen seurauksena voi olla terveyspalvelusta tai tarpeellisen hoidon paitsi jääminen.

12. Oikeus tehdä valitus potilasasiamiehelle ja valvontaviranomaiselle

Potilaalla on mahdollisuus tehdä valitus Salpausselän Terveyden potilasasiamiehelle:
Mervi Horppu
puh: 0400 526 205
sposti: mervihorppu@gmail.com

• • • neuvoa, avustaa ja tiedottaa potilaita heidän oikeuksistaan ja heidän oikeuksiensa toteuttamisesta
    • toimia muutenkin potilaan oikeuksien edistämiseksi ja toteuttamiseksi

Potilaalla on oikeus tehdä valitus henkilötietojensa käsittelyyn liittyen valvontaviranomaiselle. Valvontaviranomaisena Suomessa toimii tietosuojavaltuutetun toimisto (www.tietosuoja.fi).