Työterveyshuollon kilpailutuksessa kannattaa huomioida erityisesti palveluntarjoajan kokemus, sopimuksen sisältö, kustannusrakenne sekä siirtymäprosessin sujuvuus. Kilpailutus ei ole pelkästään hintojen vertailua, vaan se on strateginen päätös, joka vaikuttaa koko henkilöstön hyvinvointiin ja yrityksen toimintakykyyn pitkällä aikavälillä. Alla käymme läpi keskeisimmät kysymykset, jotka auttavat tekemään perustellun valinnan.
Mitä kriteerejä työterveyshuollon kilpailutuksessa tulisi vertailla?
Työterveyshuollon kilpailutuksessa tärkeimmät vertailukriteerit ovat palveluvalikoiman laajuus, palveluntarjoajan kokemus, henkilöstön saavutettavuus, digitaaliset palvelukanavat sekä raportointikäytännöt. Hinta on tärkeä tekijä, mutta se ei yksin kerro palvelun todellisesta laadusta tai sopivuudesta juuri teidän organisaatiollenne.
Vertailussa kannattaa kiinnittää huomiota ainakin seuraaviin kohtiin:
- Palveluvalikoima: Kattaako tarjous lakisääteisen työterveyshuollon lisäksi myös sairaanhoidon, fysioterapian ja mielenterveyspalvelut?
- Vasteajat: Kuinka nopeasti pääsee lääkärille tai hoitajalle kiireellisissä tilanteissa?
- Sijainti ja etäpalvelut: Onko toimipiste helposti saavutettavissa, ja onko etävastaanotto mahdollinen?
- Raportointi ja seuranta: Tarjoaako palveluntarjoaja selkeää tietoa henkilöstön terveydentilasta ja sairauspoissaoloista?
- Asiakaspalvelu: Onko yrityksellä nimetty yhteyshenkilö, joka tuntee organisaationne tarpeet?
Pelkkä hintavertailu johtaa helposti tilanteeseen, jossa valittu palvelu ei vastaa yrityksen todellisia tarpeita. Siksi kannattaa pyytää tarjoukset riittävän yksityiskohtaisella tarjouspyynnöllä, joka kuvaa henkilöstömäärän, toimialan erityispiirteet ja toivotun palvelutason.
Miten työterveyssopimuksen sisältö vaikuttaa kustannuksiin?
Työterveyssopimuksen sisältö määrittelee suoraan sen, mitä palveluita Kela korvaa ja mitkä jäävät työnantajan kokonaan kustannettaviksi. Lakisääteinen ennaltaehkäisevä työterveyshuolto on Kela-korvausten piirissä, mutta sairaanhoitopalvelut korvataan vain osittain, ja korvausluokka riippuu sopimuksen rakenteesta.
Sopimuksen sisältö vaikuttaa kustannuksiin monella tavalla. Laaja sopimus, joka kattaa sairaanhoidon, tarkoittaa korkeampia kiinteitä kuluja, mutta se voi samalla vähentää sairauspoissaoloja ja nopeuttaa hoitoon pääsyä. Suppea sopimus on edullisempi lyhyellä aikavälillä, mutta henkilöstö saattaa hakeutua muualle hoitoon, mikä lisää poissaoloja ja välillisiä kustannuksia.
Kannattaa myös tarkistaa, onko sopimuksessa kiinteä kuukausimaksu vai käyntiperusteinen hinnoittelu. Kiinteä maksu sopii parhaiten yrityksille, joilla on tasainen palveluiden käyttö. Käyntiperusteinen malli taas voi olla edullisempi pienemmille organisaatioille, joiden henkilöstö käyttää palveluita harvemmin.
Milloin työterveyshuollon kilpailutus kannattaa käynnistää?
Työterveyshuollon kilpailutus kannattaa käynnistää vähintään kolme kuukautta ennen nykyisen sopimuksen päättymistä tai irtisanomisajan alkamista. Liian myöhään aloitettu prosessi johtaa kiireisiin päätöksiin ja heikentää neuvotteluasemaa.
Kilpailutus on erityisen ajankohtainen silloin, kun nykyinen sopimus ei enää vastaa yrityksen tarpeita, henkilöstömäärä on kasvanut merkittävästi tai palvelun laatu on heikentynyt. Myös organisaatiomuutokset, toimipisteen siirtyminen tai uudet toimialavaatimukset voivat olla hyviä syitä käynnistää työterveyspalvelujen kilpailutus.
Hyvä ajankohta on myös silloin, kun yrityksessä tehdään laajempaa henkilöstöstrategian päivitystä. Tällöin työterveyshuolto voidaan sovittaa tukemaan organisaation kokonaisvaltaisia hyvinvointitavoitteita, ei vain täyttämään lakisääteisiä minimivaatimuksia.
Mitä riskejä huonosti valmisteltu kilpailutus voi aiheuttaa?
Huonosti valmisteltu työterveyshuollon kilpailutus voi johtaa sopimukseen, joka ei kata henkilöstön todellisia tarpeita, aiheuttaa ylimääräisiä kustannuksia tai vaikeuttaa palvelun käyttöä arjessa. Suurin riski on valita palveluntarjoaja pelkän hinnan perusteella ilman riittävää sisällön arviointia.
Yleisimpiä virheitä kilpailutuksessa ovat:
- Liian suppea tarjouspyyntö, joka ei kuvaa yrityksen erityistarpeita
- Vertailu epäyhtenäisten tarjousten pohjalta, kun palvelut eivät ole keskenään vertailukelpoisia
- Irtisanomisaikojen laiminlyönti, joka sitoo yrityksen nykyiseen sopimukseen tahattomasti pidemmäksi aikaa
- Henkilöstön näkökulman unohtaminen, jolloin uusi palvelu ei vastaa työntekijöiden odotuksia
Hyvin valmisteltu kilpailutus alkaa tarvekartoituksella: mitä palveluita henkilöstö todella tarvitsee, missä toimipisteet sijaitsevat ja millainen on yrityksen sairauspoissaolotilanne. Tämä tieto ohjaa tarjouspyynnön sisältöä ja tekee vertailusta mielekkään.
Miten varmistaa sujuva siirtymä uudelle työterveyspalveluntarjoajalle?
Sujuva siirtymä uudelle työterveyspalveluntarjoajalle edellyttää hyvää viestintää, selkeää aikataulua ja henkilöstön perehdyttämistä uusiin palveluihin. Siirtymä onnistuu parhaiten, kun se suunnitellaan yhdessä sekä vanhan että uuden palveluntarjoajan kanssa.
Käytännössä siirtymäprosessiin kuuluu useita vaiheita. Ensimmäiseksi on sovittava potilasasiakirjojen siirrosta: terveydenhuollon tiedot siirtyvät vain potilaan suostumuksella, joten tähän on varattava riittävästi aikaa. Toiseksi uuden palveluntarjoajan kanssa on käytävä läpi yrityksen erityistarpeet, kuten riskiammatit, altisteet tai käynnissä olevat kuntoutusprosessit.
Henkilöstölle kannattaa tiedottaa muutoksesta hyvissä ajoin ja kertoa selkeästi, miten uuteen palveluun otetaan yhteyttä ja mitä palveluita on saatavilla. Tämä vähentää epävarmuutta ja varmistaa, että palvelun käyttö jatkuu katkeamattomana.
Me Salpausselän Terveydellä tuemme yrityksiä koko siirtymäprosessin ajan ja varmistamme, että uusi yhteistyö alkaa sujuvasti ja henkilöstösi saa tarvitsemansa palvelut ilman viiveitä. Ota yhteyttä meihin ja kerro yrityksesi tarpeet, niin rakennamme yhdessä juuri teille sopivan työterveysratkaisun.
Tämä sisältö on luotu tekoälyn avulla, ja se voi sisältää virheitä.
