Yrityksen kannattaa kilpailuttaa työterveyshuolto silloin, kun nykyinen palveluntarjoaja ei enää vastaa henkilöstön tarpeisiin, palvelun laatu tai saatavuus on heikentynyt tai sopimuksen uusiminen lähestyy. Kilpailuttaminen on myös viisasta silloin, kun yritys kasvaa, henkilöstörakenne muuttuu tai kustannuksia halutaan optimoida. Tässä artikkelissa käymme läpi kaikki olennaiset kysymykset työterveyshuollon kilpailuttamisesta käytännönläheisesti ja asiantuntevasti.

Mitä hyötyä työterveyshuollon kilpailuttamisesta on yritykselle?

Työterveyshuollon kilpailuttaminen tuo yritykselle konkreettisia etuja: se voi alentaa kustannuksia, parantaa palvelun laatua ja varmistaa, että henkilöstö saa juuri heidän tarpeisiinsa sopivaa hoitoa. Kilpailuttaminen myös pakottaa arvioimaan nykyisen palvelun todellista arvoa ja avaa mahdollisuuden löytää modernimpia tai joustavampia ratkaisuja.

Moni yritys maksaa vuosia samasta palvelusta ilman, että pysähtyy miettimään, vastaako se enää tämän päivän tarpeita. Kun palveluntarjoajia vertaillaan aktiivisesti, syntyy kilpailupaine, joka usein johtaa parempiin ehtoihin joko nykyisen kumppanin kanssa tai uuden myötä.

Kilpailuttaminen hyödyttää yritystä erityisesti kolmella tavalla:

• Kustannussäästöt: Markkinahinnat vaihtelevat, ja säännöllinen vertailu paljastaa, maksaako yritys ylihintaa.
• Laadukkaampi palvelu: Uudet tarjoajat voivat tarjota paremman lääkärikapasiteetin, nopeammat ajat tai laajemman palveluvalikoiman.
• Sopimuksen räätälöinti: Kilpailutus mahdollistaa palvelupaketin muokkaamisen vastaamaan juuri teidän yrityksenne henkilöstön rakennetta ja tarpeita.

Milloin on oikea hetki vaihtaa työterveyspalveluntarjoajaa?

Oikea hetki vaihtaa työterveyspalveluntarjoajaa on tyypillisesti silloin, kun nykyinen sopimus on päättymässä, palvelun laadussa on ilmennyt toistuvia ongelmia tai yrityksen henkilöstömäärä on kasvanut tai pienentynyt merkittävästi. Myös henkilöstön tyytymättömyys tai pitkät odotusajat ovat selkeitä merkkejä siitä, että vaihtoa kannattaa harkita.

Käytännössä vaihto on helpointa toteuttaa sopimuskauden vaihtuessa, jolloin vältytään irtisanomisehtojen aiheuttamilta lisäkustannuksilta. Siksi kilpailuttamisprosessi kannattaa käynnistää hyvissä ajoin ennen sopimuksen päättymistä, mieluiten kolmesta kuuteen kuukautta etukäteen.

Muita selkeitä signaaleja vaihdon tarpeesta ovat:

• Lääkärille pääsy kestää toistuvasti liian kauan
• Palveluntarjoaja ei tunne yrityksenne toimialaa tai erityistarpeita
• Ennaltaehkäisevä toiminta on olematonta eikä yhteistyö tunnu aktiiviselta
• Laskutus on epäselvää tai kustannukset ovat nousseet ilman selitystä

Miten työterveyshuollon kilpailutusprosessi etenee käytännössä?

Työterveyshuollon kilpailutusprosessi etenee vaiheistettuna kokonaisuutena: ensin kartoitetaan omat tarpeet, sitten laaditaan tarjouspyyntö, pyydetään tarjoukset valituilta palveluntarjoajilta, vertaillaan saadut tarjoukset ja tehdään päätös. Koko prosessi kestää tyypillisesti kahdesta neljään kuukautta riippuen yrityksen koosta ja tarjouspyyntöjen laajuudesta.

Tarpeiden kartoitus ja tarjouspyynnön valmistelu

Prosessi alkaa sisäisellä kartoituksella: kuinka paljon henkilöstöä yrityksessä on, millaisilla toimialoilla he työskentelevät, millaisia erityistarpeita heillä on ja mitä nykyisessä palvelussa on toiminut tai jäänyt puuttumaan. Tämä pohjatyö on kriittinen, sillä huonosti laadittu tarjouspyyntö tuottaa vertailukelvottomia tarjouksia.

Tarjousten pyytäminen ja vertailu

Tarjouspyyntö lähetetään useammalle palveluntarjoajalle, mieluiten kolmelle tai viidelle toimijalle. Kun tarjoukset saapuvat, niitä vertaillaan systemaattisesti hinnan, palvelusisällön, reagointiajan ja maantieteellisen saatavuuden perusteella. Hinta ei saa olla ainoa kriteeri, sillä halvin vaihtoehto ei välttämättä palvele henkilöstöä parhaiten.

Mitä asioita tarjouspyynnössä kannattaa huomioida?

Hyvä tarjouspyyntö on tarkka, vertailukelpoinen ja kattaa kaikki olennaiset palveluelementit. Siinä tulee määritellä selkeästi henkilöstön määrä ja rakenne, tarvittavat palvelut, toivottu vasteaika lääkärille pääsyyn sekä mahdolliset erityistarpeet, kuten etäpalvelut tai toimialakohtainen osaaminen.

Tarjouspyynnössä kannattaa erityisesti huomioida seuraavat kohdat:

• Palvelusisältö: Mitkä palvelut kuuluvat lakisääteiseen minimiin ja mitkä ovat lisäpalveluita?
• Hinnoittelumalli: Onko hinnoittelu käyntipohjainen, kiinteä kuukausimaksu vai jokin yhdistelmä?
• Vasteajat: Kuinka nopeasti lääkärille pääsee kiireettömissä ja kiireellisissä tapauksissa?
• Digitaaliset palvelut: Onko tarjolla etävastaanottoja tai digitaalinen asiointipalvelu?
• Raportointi ja yhteistyö: Miten palveluntarjoaja raportoi yritykselle ja miten aktiivista ennaltaehkäisevä yhteistyö on?
• Sopimusehdot: Mitä irtisanomisaikoja ja muutosehtoja sopimukseen sisältyy?

Kuinka usein yrityksen kannattaa kilpailuttaa työterveyshuolto?

Yrityksen kannattaa kilpailuttaa työterveyshuolto pääsääntöisesti kolmen vuoden välein tai aina sopimuskauden päättyessä. Tämä on riittävän tiheä tahti markkinatilanteen seuraamiseen, mutta ei niin tiheä, että jatkuvat vaihdot häiritsisivät henkilöstön hoitosuhteiden jatkuvuutta.

Kolmen vuoden sykli on toimiva käytännön syistä: se vastaa tyypillistä sopimuskautta, antaa uudelle palveluntarjoajalle riittävästi aikaa osoittaa osaamisensa ja mahdollistaa silti säännöllisen markkinavertailun. Alle vuoden sopimukset harvoin kannattavat, sillä siirtymävaihe vie aina resursseja.

Poikkeuksia kuitenkin on. Kilpailutus kannattaa käynnistää sopimuskauden keskelläkin, jos:

• Palvelun laatu on romahtanut toistuvista reklamaatioista huolimatta
• Yritys fuusioituu tai kasvaa voimakkaasti ja tarpeet muuttuvat merkittävästi
• Nykyinen palveluntarjoaja ilmoittaa merkittävistä hinnankorotuksista

Säännöllinen kilpailuttaminen ei tarkoita, että palveluntarjoajaa täytyy aina vaihtaa. Usein prosessi vahvistaa luottamuksen nykyiseen kumppaniin tai johtaa sopimuksen päivittämiseen paremmilla ehdoilla.

Haluatko selvittää, vastaako nykyinen työterveyshuoltonne yrityksenne tarpeita? Ota yhteyttä meihin, niin käymme yhdessä läpi tilanteenne ja kerromme, miten voimme tukea henkilöstönne hyvinvointia ja työkyvyn ylläpitoa Päijät-Hämeen alueella.

Tämä sisältö on luotu tekoälyn avulla, ja se voi sisältää virheitä.